Хранение и архивация первичных документов

Первичные документы положено хранить не менее пяти лет после отчетного года.

Сроки хранения первичных документов, регистров учета, отчетности и других важных документов установлены:

  • Налоговым Кодексом;
  • Федеральным законом о бухгалтерском учете;
  • Специальными перечными документов с указанием сроков их хранения;
  • Прочими нормативными актами.

Потребуется изучить все эти нормативные акты, чтобы определить, сколько надо хранить тот или иной документ, так как предусмотренные в них сроки хранения могут быть разными. В таких случаях лучше хранить документ дольше. Тем более, что за отсутствие этого документа в законодательстве прямо прописана ответственность.

Все компании обязаны хранить документы, которые образуются в их работе. По закону о бухгалтерском учете именно руководитель компании организует их хранение.

Первичные документы для целей исчисления налогов требуется хранить четыре года. Это предусмотрено статьей 23 Налогового кодекса РФ.

Однако для целей бухгалтерского учета первичные документы надо хранить пять лет и дольше, а некоторые постоянно. Такое требование прописано в статье 29 Закона о бухгалтерском учете от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ. Эти повышенные сроки указаны в одном из перечней документов со сроками их хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558. Так в данном перечне указано, что хранить документы, подтверждающие начисление и уплату страховых взносов необходимо пять лет. Но пп 6 п 3,4 ст 23 НК РФ требует хранить такие документы шесть лет. Если уничтожить их раньше срока, то компании грозит штраф.

Особый порядок хранения установлен для документов, подтверждающих убыток в налоговом учете. Такие документы нужно хранить в течении всего периода, пока убыток уменьшает базу по налогу на прибыль, плюс еще четыре года после того, как этот убыток погасится полностью. Такое правило указано в статьях 23 и 283 Налогового кодекса РФ.

Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за тем, в котором использовался документ для составления отчетности в последний раз. Например, если документ составлен в 2017 году, то срок его хранения начинается с 1 января 2018 года.

Из этого правила есть два исключения:

-книга покупок и книга продаж, журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения начинается с даты последней записи в них;

-документы, подтверждающие первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок их хранения начинается с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 года № 03-03-06/1/270).

Документы, составленные в электронном виде, хранятся столько же времени, сколько и бумажные. Например, регистры бухгалтерского учета составленные в программе и не распечатанные, должны быть заверены электронной подписью в обязательном порядке. Это прямо прописано в Законе о бухгалтерском учете ( часть 5 статьи 9 Закона от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ).

Другая ситуация с книгой покупок, продаж и журналом учета счетов-фактур. Их можно вести в электронном виде при условии, что такую форму хранения закрепили в учетной политике. Заверены эти налоговые регистры должны быть электронной подписью руководителя компании.

Места хранения

Любая компания должна обеспечить безопасные условия для хранения бухгалтерских и налоговых документов и их защиту от изменений. Для хранения бумажных документов надо оборудовать сейфы, шкафы или специальные помещения. Так, бумаги с грифом «коммерческая тайна»нужно хранить в сейфах. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях. Главное, чтобы выбранное место было надежным для хранения квитанций, билетов и других документов. Остальные документы можно хранить в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью работников.

Электронные документы можно хранить на CD, DVD-дисках, локальных дисках компьютеров или других машинных носителях.

Документы, срок хранения которых истек, уничтожают. Для этого руководитель компании своим приказом утверждает состав экспертной комиссии, которая будет решать, какие бумаги подлежат уничтожению.