Первичные документы

Базовое правило бухгалтерского учета «Нет первичного документа — нет операции».

Перечень обязательных реквизитов в первичных документах установлен частью 2 статьи 9 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011г.

Обязательные реквизиты первичного документа:

  • Наименование и дата составления документа.
  • Название компании, составившей документ. Полное или сокращенное — значение не имеет.
  • Содержание факта хозяйственной деятельности. То есть описание операции или какого-то события, которое отражено в учете.
  • Должности сотрудников, совершивших операцию и ответственных за нее, их подписи и Ф.И.О. (или иные данные для идентификации). Эти же сотрудники несут ответственность за своевременное представление первичных учетных документов в бухгалтерию.

Формы первичных документов, которые подтверждают большинство событий в жизни предприятия , бухгалтерия разрабатывает сама. А утверждает их руководитель предприятия — ведь по закону ответственным за организацию бухгалтерского учета является он.

Для документов, которые компания подписывает вместе с контрагентом, жесткую форму первичной документации можно не устанавливать. Иначе может быть так, компания утвердит какой-то бланк, а по требованию контрагента в него придется вносить поправки. Кроме, того, у партнера вообще может быть предусмотрена другая форма для данной операции. Для таких случаев руководитель обычно утверждает правила, позволяющие использовать формы первичной документации, одобренной контрагентом. Например, для торговых операций бланки первичных документов можно утверждать в договоре или в дополнительном соглашении к нему.

Раньше первичные документы надо было оформлять по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России. В настоящее время применять постановления вышеупомянутого ведомства с бланками первичной документации не обязательно. Однако, во многих случаях их удобно брать за основу для разработки своих бланков, например при продаже товарно-материальных ценностей продавец обычно оформляет товарную накладную в двух экземплярах.

Ранее для товарной накладной была обязательная форма № ТОРГ-12, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года № 132. Сейчас ее можно не использовать. Тем не менее руководители многих компаний сочли форму № ТОРГ-12 удобной и решили применять ее и дальше. Ведь все обязательные реквизиты в ней есть.Если унифицированная форма перегружена ненужными графами, их можно удалить. Например в ТОРГ-12 можно спокойно отказаться от данных о виде упаковки и массе, а также от  банковских реквизитов. В то же время, если каких-то важных реквизитов в бланке нет,их можно добавить. Например, в ТОРГ-12 можно включить данные о доставке товаров и о том, сколько ценностей получил покупатель.

Впрочем, из любых правил есть исключения, и из этих тоже. Ряд бумаг чиновники по-прежнему требуют выписывать по унифицированным формам:

  • Приходный и расходный кассовые ордера по формам № КО-1 и №КО-2.
  • Расчетно-платежная и платежная ведомости по формам № Т-49 и №Т-53.
  • Кассовая книга по форме № КО-4.
  • Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5.
  • Платежное поручение и другие расчетные банковские документы.
  • Формы по расчетам с применением ККТ (№КМ-1 — КМ-9).

Минфин разрешает компаниям отказаться от форм №КМ-1 — КМ-9 (письмо от 16 сентября 2016 г. № 03-01-15/54413). Но налоговики считают, что отказаться от этих бланков вправе только те компании, которые перешли на онлайн-кассы. Об этом ФНС сообщила в письме от 26 сентября 2016 г. № ЕД-4-20/18059. Тем, кто работает на обычных ККТ, безопаснее вести документы. Иначе налоговики могут оштрафовать за их отсутствие.

Первичные документы можно составлять не только на бумажном носителе, но и в виде электронных файлов. Главное, чтобы эти файлы были подписаны электронной подписью.

Хранить первичную документацию положено не менее пяти лет после отчетного года, иногда и больше. Для этого документы обычно подшивают в специальную папку, из которой они не смогут пропасть или потеряться.